会議をうやむやに終わらせない！誰でも使える「ファシリテーション」のスキル【わが家の働き方改革】

【2019年6月号掲載】
今までの仕事と家庭の関係を見直して、 これからの「共働き」を考えよう。
 
１．「話が進まなかった」を防ぐには
２．議論を活発にするための3つのポイント
３．参加者が納得感を持てる会議にしよう！
４．今回のPoint
５．教えてくれたのは…

「話が進まなかった」を防ぐには

仕事はもちろん、保護者会やPTAなど、子育てに会議はつきもの。ときには、役員やリーダーとして会議の舵を取り、意見をまとめて、参加者が納得のいく結論を出さなければいけない場合もあります。そこで必要となるのが、進行役として話し合いをスムーズに進める「ファシリテーション」のスキル。その簡単なコツをお伝えします！

会議の基本は、時間内に結論を出すことです。話すうちに「そういえば…」と話がそれてしまい、終わる頃に「今日の議題は何だったっけ？」とならないよう、参加者全員に「今日決めるべきこと」をしっかりと認識してもらうことが重要。みんなが見られるホワイトボードや大きな紙に、今日の議題を書いておきましょう。

そのうえで、会議の始めに「他にも話したいことはありますか？」と参加者にも確認し、あれば最初から議題に含めておきます。そうすれば、残り5分というときに「これも…」と追加され、タイムオーバーするのを防ぐことができます。参加者にはそれぞれ子どものお迎えなど予定がありますから、会議の時間は厳守しましょう。

また、進行役が一人で全部をやるのは大変。進行役、ホワイトボードに書く人、タイムマネージャーなど役割を分担しましょう。会議終了後、次回の割り振りを決めておくとスムーズです。
 

議論を活発にするための3つのポイント

1つはレイアウトです。会議で多いロの字やコの字型は、対面にいる人との距離が遠いので大きな声で話す必要があり、自信のある人ばかりが発言することになりがちです。参加者が話しやすいのは、参加者同士の距離が近いIの字や、お互いフラットな関係になる丸テーブル。環境が許せば車座もおすすめです。

2つ目は、声のかけ方。会議のスタートは「はい・いいえ」で答えられるクローズドクエスチョンから始めると、答えやすいので話がテンポよく進みます。いろいろな人が発言するようになったところで、自由回答のオープンクエスチョンに切り替え、議論を深めていくといいでしょう。

3つ目は、主催者が話を聞く姿勢です。腕組みやふんぞり返るような姿勢はＮＧ。椅子に浅く座る、あいづちを打つなど「意見を聞きたいです」と態度でも示すことで、参加者も協力的になります。

参加者が納得感を持てる会議にしよう！

「主催者側のいいように決めたのでは？」などと参加者が不満を抱かないためには、「このような判断基準で決めました」と、決定の理由を明示することが大切です。そうすれば、意見が採用されなかった側も納得しやすくなります。

また、後から「こっちの方が良かった」「何でこうなったの？」などと言われないためにも必ず話し合った内容や結論に至った経緯を記録し、共有しましょう。議事録は、ホワイトボードの内容を写真で残す方法もおすすめです。

春は初めての会議が多く、みんな緊張しています。まずは、人の話をよく聞くだけでOK。みんなの気持ちもほぐれるし、好感を持たれて、新しい仲間づくりにも有効ですよ。
 

今回のPoint

教えてくれたのは…